O que é background check e como aplicar em sua empresa

Você sabe o que é Background Check e quais as vantagens de aplicar este processo em sua empresa? Para evitar fraudes fiscais, financeiras e de identidade, é preciso conhecer bem seus clientes e fornecedores. Além disso, para garantir uma boa gestão de riscos é necessário estar em Compliance, ou seja, cumprir os requisitos regulatórios em que seu negócio está inserido.

O que é background check?

Background Check é a prática onde se realiza a checagem e verificação de dados de uma entidade física ou jurídica, com o objetivo de validar informações de clientes, fornecedores, parceiros de negócios ou colaboradores de uma empresa. Este processo é feito por meio de verificações realizadas em fontes de dados públicas e privadas, que permitem a confirmação da veracidade das informações e a fácil identificação de irregularidades, reduzindo os riscos de fraudes e crimes virtuais. 

Através do CPF ou CNPJ, é possível verificar todos os registros de pessoas físicas e jurídicas disponíveis em bases de dados online e offline das fontes oficiais e portais governamentais. As consultas presentes em um processo de Background Check eficaz incluem informações sobre a regularidade em órgãos governamentais como Receita Federal, Controladoria Geral da União, Listas de Sanções (OFAC, Lista União Europeia, Lista da ONU), Polícia Federal, Tribunal Superior do Trabalho, eSocial, SINTEGRA, dentre outras.

Principais benefícios para sua empresa

A prática pode gerar diversos benefícios às empresa em diferentes âmbitos. Confira abaixo alguns dos mais importantes: 

• Redução de riscos de fraudes e consequentemente, redução de perdas financeiras;
• Economia de tempo, custos e esforços na verificação de informações de clientes, fornecedores, colaboradores e parceiros;
• Diminuição da rotatividade de colaboradores, pois com a checagem de dados sendo realizada no início do processo de recrutamento e seleção, a empresa pode garantir que está contratando colaboradores idôneos;
• Garantia de regularidade com as leis e normas vigentes e cumprimento das regras de Compliance do mercado. Saiba mais em nosso artigo sobre bases legais para Background Check.

Alguns exemplos de uso

O processo de Background Check é importante para toda empresa que tenha muitos stakeholders, porém, existem setores que exigem mais atenção. Confira abaixo: 

Recrutamento e Seleção

Ao contratar um novo colaborador, é importante que sua empresa se certifique de que os dados informados pelo candidato estão corretos. Em casos mais específicos, como instituições financeiras, para se tornar um colaborador o candidato não pode possuir determinados tipos de restrições segundo os órgãos regulatórios. Por isso, realizar a validação das principais informações do futuro colaborador é imprescindível. Este processo é conhecido como Know Your Employee (KYE).

Aplicativos de serviços

Muitos aplicativos de serviços contam com profissionais autônomos que realizam a prestação de serviços a partir do cadastro realizado na plataforma de maneira totalmente online. Empresas como Uber, por exemplo, já possuem o hábito de validar os antecedentes dos seus motoristas para diminuir o risco de determinados crimes que possam gerar problemas aos passageiros. 

Instituições Financeiras

A criação de contas online demanda uma minuciosa verificação dos dados informados pelo usuário para evitar as fraudes de identidade. Por se tratar de um processo digital, além da validação de identidade por facematch, ter a segurança de que o CPF informado está regular junto aos órgãos governamentais é um ponto essencial para minimizar os riscos de fraudes na operação.

Homologação de fornecedores

A atuação duvidosa ou o envolvimento de fornecedores e parceiros em atos ilícitos como fraudes e crimes de lavagem de dinheiro certamente trarão prejuízos financeiros e para a reputação da empresa. É de extrema importância a análise da situação fiscal, trabalhista e tributária do fornecedor ou parceiro para garantir que os negócios da sua empresa aconteçam conforme as leis vigentes. Essa prática também é conhecida no mercado como Know Your Supplier (KYS).

Concessão de crédito

Analisar a capacidade de pagamento e o histórico financeiro de um cliente ou fornecedor pode ser decisivo para empresas que trabalham com crédito. Relatórios para Background Check podem auxiliar este setor a identificar possíveis perdas financeiras e mitigar riscos. 

Como adotar a prática em minha empresa?

Para incluir o processo de checagem de dados em sua empresa com melhor desempenho, é necessário seguir alguns passos:

• Levantamento das regulamentações que sua empresa precisa cumprir e quais dados são necessários verificar;
• Traçar o perfil de risco do cliente, fornecedor ou colaborador e  definir onde buscar as informações necessárias de cada um;
• Determinar quais ferramentas utilizar para fazer as verificações e validações;
• Avaliar os resultados;
• Expandir a adoção da prática entre as áreas.

Agora que você já sabe o que é Background Check, quais seus benefícios e como estruturar este processo, confira a seguir algumas dicas para adotar na sua empresa.

Automatizando o processo de Background Check

Otimizar o processo de checagem de dados torna-se essencial quando se tem um alto volume de dados e inúmeras fontes a consultar. Automatizar o Background Check consiste basicamente na utilização de ferramentas tecnológicas que executem a validação cadastral de forma automática, eliminando a necessidade de consultas de dados manuais para se manter em compliance e agilizar o cadastro dos usuários. 

Desta forma, é possível traçar o perfil de pessoas e empresas com agilidade e eficiência, garantindo processos mais assertivos e menos burocráticos. Além disso, para encontrar a maioria das informações, é preciso fazer uso de base de dados confiáveis capaz de retornar informações atualizada de uma pessoa ou empresa. Para isso, existem plataformas especializadas que realizam a pesquisa, compilam e organizam os dados online e em tempo real. 

Adotar essa boa prática em sua empresa de maneira automatizada pode trazer inúmeros benefícios, como você pode ver. O Exato Digital ajuda diversos clientes a otimizar esses processos e evitar fraudes com tecnologia escalável e por um baixo custo.