Know Your Supplier: entenda a prática para validação de fornecedores

Como você seleciona fornecedores em sua empresa? Você sabia que além de prover insumos e serviços de qualidade, é necessário ter a garantia de que eles também estejam em conformidade com as normas da legislação vigente? Neste artigo vamos falar sobre Know Your Supplier (KYS), para que você saiba como proteger o seu negócio de fraudes, riscos fiscais e jurídicos.

O que é Know Your Supplier?

O significado do termo Know Your Supplier é “conheça seus fornecedores” e consiste basicamente na checagem e avaliação de dados de empresas com o objetivo de verificar os fornecedores.

É importante saber que não só sua empresa precisa estar em conformidade com as normas regulamentadoras, mas que seus principais fornecedores e parceiros também precisam cumprir as legislações. O processo de Know Your Supplier existe justamente para estabelecer métodos de seleção, contratação e gestão de fornecedores, a fim de garantir que todos estejam em compliance com os requisitos regulatórios relacionados ao seu negócio.

A não conformidade e não idoneidade dos seus fornecedores pode afetar a reputação da sua empresa, trazer grandes perdas financeiras, riscos fiscais, processos jurídicos, entre outros problemas.

A validação de fornecedores faz parte de políticas de Supply Chain (termo em inglês para Cadeia de Suprimentos), uma vez que está diretamente ligada aos processos que envolvem o caminho do produto ou serviço desde a sua origem até a chegada ao cliente final.

De acordo com a pesquisa feita pela Allied Market Research, o tamanho do mercado global de gerenciamento da cadeia de suprimentos foi avaliado em 15,85 bilhões de dólares em 2019 com projeção de 37,41 bilhões de dólares em 2027, crescendo a um CAGR (sigla para Compound Annual Growth Rate, ou taxa de crescimento anual composta) de 11,2% entre 2020 e 2027.

Um pouco mais sobre validação de fornecedores

Desde micro e pequenas empresas até grandes corporações, a contratação de diversos fornecedores é uma atividade recorrente e essencial. Dentre os principais produtos e serviços necessários na rotina das empresas, estão:

• Materiais de escritório;
• Equipamentos de informática;
• Serviços de telefonia e internet;
• Serviços de entrega e distribuição;
• Serviços de limpeza e recepção;
• Fornecedores de insumos;
• Fornecedores de materiais diversos;
• Fornecedores de matéria-prima;
• Fornecedores de serviços em geral.

Entretanto, o comportamento duvidoso ou o envolvimento de um ou mais fornecedores em atos ilícitos como fraudes, crimes de lavagem de dinheiro, associação com trabalho escravo, financiamento de atividades terroristas e corrupção certamente trarão prejuízos financeiros, legais e reputacionais à sua empresa.

Por isso, é de extrema importância a análise da situação fiscal, trabalhista e tributária do seu fornecedor ou parceiro para garantir que os negócios da sua empresa aconteçam de acordo com as leis vigentes, sendo fundamental fazer a checagem e validação cadastral tanto dos atuais quanto dos futuros fornecedores.

Principais benefícios

Considerando o cenário atual do mercado e o crescimento constante dos riscos para as empresas, confira alguns benefícios que a validação de fornecedores proporciona ao seu negócio:

Gestão de riscos

A validação de fornecedores é uma das práticas que fazem parte do conjunto de atividades coordenadas pela gestão de riscos. Seu objetivo é controlar e gerenciar as potenciais ameaças a uma organização, independentemente de quais origens elas sejam.

Compliance

Intimamente ligada à Gestão de Riscos, estabelece critérios de seleção de fornecedores com tópicos específicos de acordo com as regulamentações em que sua empresa está inserida. Por exemplo: atestados de conformidade, presença em listas restritivas e de sanções de órgãos oficiais, negativas de propostas, etc.

Confiabilidade das informações

Utilizando parâmetros bem definidos de acordo com a necessidade, consequentemente se torna mais fácil identificar quais fornecedores se encaixam nas exigências da sua empresa e quais ficam de fora. Por meio de soluções tecnológicas inteligentes, é possível garantir a veracidade das informações realizando validações junto aos órgãos oficiais.

Agilidade e simplificação de processos

Através da automatização dos processos, é possível agilizar a qualificação dos fornecedores agregando valor ao negócio. Com as práticas de Know Your Supplier é possível otimizar sua área de suprimentos eliminando o trabalho manual e gerando mais produtividade à equipe.

Redução de custos

Uma vez que todos os fornecedores passam por uma análise criteriosa, reduz-se drasticamente o risco de obter custos extras causados por erros ou má conduta. Além de reduzir o riscos de fraudes, é possível evitar envolvimentos em processos judiciais e outras questões legais.

Confira alguns casos de uso

Listamos alguns exemplos de segmentos de empresas em que o processo de Know Your Supplier pode ser aplicado e como elas podem se beneficiar da validação de fornecedores:

Indústrias (energia, alimentícia, bens de consumo e outras)

As indústrias trabalham com um grande número de fornecedores e distribuidores e precisam acompanhar seu desempenho e regularidade. A validação de fornecedores e parceiros é parte essencial dos processos deste segmento, a fim de manter o padrão de atendimento e as conformidades legais.

Grupos empresariais

Para os grandes grupos empresariais, existe a necessidade de seguir à risca os planos de compliance do seu segmento, para evitar prejuízos com a seleção de um fornecedor de potencial risco. Também possuem uma lista extensa de fornecedores em diversas áreas, por isso, fazem uma validação de fornecedores bem estruturada para evitar irregularidades em suas contas.

Agronegócio

Um tópico pouco comentado é o Compliance Ambiental, que regulamenta também o setor de Agronegócio, seus fornecedores e parceiros. As empresas precisam se enquadrar em diversos atos normativos da Receita Federal, fiscalizações do Ministério da Agricultura, autuações e embargos de órgãos ambientais como o IBAMA.

Como otimizar a o processo de Know Your Supplier em minha empresa?

Até aqui, você já entendeu a importância de verificar com cuidado todos os seus fornecedores a fim de garantir sua idoneidade. Agora, como fazer todo este processo de maneira rápida e eficaz? A resposta é: por meio de um Background Check Automatizado de Fornecedores.

Background Check é o processo que envolve a checagem e verificação de dados de qualquer pessoa ou empresa, com o objetivo de validar suas informações nos principais órgãos oficiais.

Por meio do CPF ou CNPJ é possível verificar a situação cadastral, jurídica, fiscal e trabalhista da empresa e dos seus sócios em fontes de dados públicas e privadas, confirmando a autenticidade das informações e identificando possíveis irregularidades com agilidade, reduzindo os riscos de fraudes e crimes virtuais.

Para incluir o processo de checagem de dados de fornecedores em sua empresa com melhor desempenho, é necessário seguir alguns passos:

• Levantar as regulamentações que sua empresa precisa cumprir e quais dados verificar;
• Traçar o perfil de risco dos fornecedores e definir onde buscar as informações necessárias;
• Determinar quais ferramentas utilizar para fazer as verificações e validações;
• Avaliar os resultados;
• Expandir a adoção da prática para outras áreas.

Automação de consultas para validar fornecedores

Por todas as considerações apresentadas, percebemos que para estar em compliance e evitar perdas financeiras com fornecedores sem perder a produtividade é necessário analisar inúmeros dados rapidamente, o que requer o uso de tecnologia.

A validação de fornecedores, quando não realizada de forma automatizada, possui custo elevado e apresenta inúmeros riscos, pois muitos erros podem ser causados pelo trabalho manual. Parar isso, a automação de consultas e plataformas de background check otimizam a verificação de informações por meio da tecnologia.

Atualmente, existem diversas soluções no mercado para atender esta demanda, porém encontrar uma que seja eficaz e de baixo custo é um grande desafio. Com o Exato Digital você e sua empresa poderão utilizar soluções de KYS, Background Check e Analytics para facilitar a checagem de fornecedores e parceiros de negócios com agilidade, segurança e baixo custo.

Nossa solução tem por objetivo principal simplificar o background check para que todos possam verificar seus clientes, fornecedores e candidatos de maneira rápida e acessível. Nossos relatórios completos de pessoa física e jurídica são gerados em até 5 minutos e podem ser acessados via web, API, e-mail e WhatsApp.