Chamamos onboarding de fornecedores o processo de inclusão de novos fornecedores em sistemas internos de uma empresa para que a prestação de serviços possa ser iniciada.
Todo negócio, seja ele pequeno ou grande, precisa lidar com muitos fornecedores, não é mesmo? Podemos dizer que eles são essenciais para o bom desenvolvimento das atividades de uma empresa, pois a disponibilização de determinados produtos e serviços possibilitam o andamento do negócio.
Ao iniciar uma nova parceria ou contratar um novo fornecedor para sua empresa, é preciso avaliar a qualidade e regularidade do futuro parceiro para evitar prejuízos financeiros e problemas fiscais.
Outro ponto significativo é a diminuição de riscos. Ao fazer uma seleção criteriosa dos fornecedores, sua empresa poderá reduzir drasticamente as possibilidades de fraudes e crises que podem afetar a imagem e a reputação da empresa.
Para saber mais sobre Onboarding Digital Automatizado, confira este artigo.
Um pouco sobre Know Your Supplier
A prática de Know Your Supplier (KYS), em português “Conheça Seu Fornecedor”, consiste na criação de medidas de avaliação de empresas com o objetivo de verificar os possíveis fornecedores e validar as informações encontradas para garantir uma relação segura.
Esta estratégia possibilita a definição de processos de contratação de produtos e serviços de fornecedores, protegendo sua empresa contra aqueles que podem comprometer seu negócio.
A automatização desse prática pode levar mais segurança e assertividade aos processos da sua empresa, uma vez que tanto os clientes quanto potenciais investidores e interessados o avaliarão por estar ou não em conformidade com as legislações e normas do mercado.
Os portais oficiais como Receita Federal, Controladoria Geral da União (CGU), Tribunal de Contas da União (TCU), Tribunal Superior do Trabalho (TST) e diversos outros disponibilizam informações na internet para que todo e qualquer cidadão possa validar a regularidade de uma empresa. Essas fontes de dados são cruciais para a prática de Know Your Supplier, porém, realizar este trabalho manualmente tornaria o processo caro e muito demorado, uma vez que seria necessário que colaboradores realizassem as pesquisas individualmente.
Uma das soluções encontradas para otimizar a rotina de admissão de novos fornecedores de acordo com as práticas de KYS é a automação do onboarding de fornecedores. Confira agora 5 razões para adotar este processo em sua empresa:
1. Redução de riscos
O onboarding automatizado de fornecedores permite a verificação rápida dos dados utilizando apenas o CNPJ do fornecedor, favorecendo a validação de empresas e eliminando riscos fiscais, jurídicos e trabalhistas.
Com um fluxo automatizado de validações integrado ao sistema de gestão de fornecedores da sua empresa, os colaboradores terão mais segurança ao admitir um novo fornecedor, sabendo que este estará em situação regular perante os órgãos governamentais.
2. Diminuição de custos
Parte da gestão de fornecedores envolve o armazenamento de documentações, além de ser necessário manter uma equipe responsável por todo o processamento. Transformar o processo manual em digital promove economia de trabalho e recursos. A documentação fica armazenada em nuvem e o trabalho é todo realizado online, reduzindo o custo com contratações e gestão de colaboradores.
Além disso, ao evitar riscos de fechar contratos com parceiros inidôneos, é possível eliminar as perdas financeiras e custos com questões judiciais.
3. Aumento da produtividade
O processo manual da validação de fornecedores pode ser extremamente lento e burocrático, demandando tempo e energia dos colaboradores. O onboarding digital promove o aumento da produtividade da equipe, já que a avaliação das documentações necessárias pode ser realizada, na maioria dos casos, em poucos cliques.
4. Veracidade das informações
Considerando que as fontes das informações são inúmeras, fazer uma busca manual compromete a segurança dos dados. Além de demandar muito tempo, aumenta o risco de obter informações desatualizadas ou incorretas, bem como a perda de dados.
A busca automatizada traz todos os resultados unificados, obtidos através de vários documentos disponibilizados por órgãos governamentais oficiais. Isso torna a transação mais segura e reduz a possibilidade de erros e retrabalho.
5. Garantia de compliance
Além de todos os pontos que já mencionamos, estar compliance com os requisitos regulatórios pertinentes ao seu negócio é uma das razões mais relevantes para qualquer empresa. Ter a garantia de que está incluindo um fornecedor idôneo pode evitar problemas legais e reputacionais.
Aplicações do Onboarding de Fornecedores
Indústrias: por lidarem com um grande volume de parceiros comerciais, as indústrias possuem sistemas internos para cadastro de fornecedores que vão de matéria prima e maquinário até transportadores, distribuidores e muito mais.
Instituições financeiras: bancos e outras instituições financeiras contam com inúmeros fornecedores, como bureaus de crédito, órgãos governamentais e reguladores, corretoras, prestadores de serviços gerais e outros. Por se tratar de uma instituição financeira, estar compliance com as práticas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) é fundamental para estar de acordo com as normas de órgãos reguladores como a CVM.
Consultorias de tecnologia: as consultorias de tecnologia desenvolvem soluções para diversos tipos de empresas. Para otimizar estas soluções, é necessário encontrar fornecedores de software e outros produtos e serviços para agregar valor ao produto final. Grandes consultorias realizam trabalhos para corporações e órgãos governamentais, por isso, garantir que seus fornecedores estão regulares é de extrema importância.
Marketplaces: os marketplaces hospedam diversos vendedores em sua plataforma, oferecendo aos consumidores itens e marcas de várias categorias. Por isso, precisam verificar de maneira rápida e simples todas as empresas que disponibilizam produtos na plataforma, a fim de garantir a segurança dos clientes finais, além de se protegerem de possíveis riscos fiscais e financeiros.
Empresas de logística: este segmento possui uma lista extensa de motoristas autônomos e transportadoras terceirizadas que prestam serviços. Assim, é necessário validar constantemente os dados dos seus fornecedores para manter a qualidade do serviço prestado e também evitar irregularidades.
Imobiliárias digitais: com o objetivo de eliminar a burocracia no processo de compra e venda de imóveis por meio de um aplicativo ou website tornando tudo mais rápido e prático, estas empresas precisam lidar com inúmeros fornecedores: desde corretores e outras imobiliárias parceiras até os proprietários de imóveis, que devem passar por uma verificação de dados minuciosa a fim de evitar fraudes e prejuízos para a empresa e seus clientes.
Como automatizar este processo em minha empresa?
Como você pode ver, existem diversas razões para levar o onboarding de fornecedores para sua empresa. Mas como automatizar este processo? Com soluções de automação de consultas que verificam dados via API, é possível integrar as principais consultas e validações ao seu sistema de gestão de fornecedores.
Através da automação de consultas, é possível realizar a validação de CNPJs nas principais fontes de dados como Receita Federal, Sintegra, CGU, TST, OFAC, Tribunais e muito mais. A integração entre sistemas permite que todas essas consultas façam parte do fluxo de cadastro de novos fornecedores em seu sistema. Desta maneira, é possível validar automaticamente a situação do seu futuro fornecedor em poucos minutos.
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