Onboarding de Candidatos: como automatizar o processo?

Onboarding de Candidatos é o processo de integração de novos colaboradores em uma empresa. Automatizar o onboarding com soluções digitais pode tornar este processo ágil e mais assertivo.

Onboarding Digital é o termo utilizado para se referir à transformação do processo de cadastrar, recepcionar e integrar novos clientes, funcionários e fornecedores de uma empresa, seja em sistemas internos ou em outras plataformas. Dentre os principais benefícios do onboarding digital automatizado podemos citar a redução de custos, a otimização de rotinas de trabalho e a economia de tempo, além da mitigação de riscos e a redução da burocracia.

Sobre onboarding de candidatos

Quando falamos sobre admissão de funcionários, operamos de maneiras diferentes nas duas etapas principais, que são: 

• a fase de recrutamento e seleção dos candidatos;
• a jornada do candidato junto à empresa quando este é aprovado e se torna funcionário. 

Para auxiliar nestas etapas, é importante fazer uso das práticas de Know Your Employee (KYE), termo em inglês que pode ser traduzido como “Conheça Seu Funcionário”.

O Know Your Employee (KYE) propõe a implementação de práticas para conhecer melhor seus colaboradores e candidatos. Os riscos que podem ser evitados com os processos de KYE envolvem fraudes financeiras, desvios de informações estratégicas e outras questões que possam representar prejuízos financeiros e à imagem da empresa no mercado.

Otimizar os processos de contratação de candidatos e gestão de colaboradores em sua empresa requer cuidados com a segurança. É importante verificar a existência de informações que podem comprometer a organização e colocá-la em risco, utilizando soluções de validação de identidade e background check. 

Quando a empresa investe em um processo de onboarding estruturado e robusto ainda na fase de recrutamento e seleção de novos colaboradores, é possível reduzir bastante o risco de problemas. As ferramentas de background check e onboarding automatizado de candidatos agilizam a conclusão do processo de contratação com segurança e assertividade.

Uma empresa que não investe em background check na fase de recrutamento corre um risco considerável de fraudes e não conformidade com as regulamentações pertinentes ao seu segmento de atuação, especialmente bancos e outras instituições do setor financeiro. 

Benefícios do onboarding automatizado de candidatos

O onboarding digital de candidatos beneficia de diversas maneiras tanto a empresa quanto o candidato, melhorando significativamente o fluxo de trabalho e a relação de confiança entre as partes. Confira abaixo as principais vantagens:

• Redução de riscos e custos;
• Aumento de eficiência;
• Agilidade na validação de documentos;
• Maior confiabilidade nas informações;
• Eliminação da burocracia;
• Aumento da produtividade;
• Compliance.

Mas afinal, o que faz efetivamente uma solução para onboarding de candidatos? Existem diversas ferramentas no mercado que podem auxiliar o RH da sua empresa a realizar contratações mais seguras e em menor tempo. Soluções de facematch, background check e assinatura digital de documentos podem auxiliar em processos de KYE.

Além disso, é possível incluir validações específicas de informações integradas aos sistemas da empresa com o objetivo de validar automaticamente os dados do candidato sem impactar a experiência durante o processo seletivo. Realizando consultas aos principais órgãos oficiais, é possível definir regras e alertas que permitem que a identidade do candidato seja validada. Dentre as principais consultas, estão:

• Conferência da situação do CPF na Receita Federal;
• Qualificação cadastral junto ao eSocial;
• Verificação do título e situação eleitoral no TSE;
• Verificação de mandados de prisão no CNJ;
• Conferência se a pessoa é uma PEP (Pessoa Exposta Politicamente) junto à CGU; 
• Verificações em listas restritivas como a Sanctions List Search da OFAC;
• Verificação em listas do TCU como a de Inabilitados para Função Pública.

Alguns exemplos de aplicação

Instituições financeiras

Bancos e Financeiras precisam atender ao Compliance Bancário de acordo com a Súmula nº 479 do Superior Tribunal de Justiça (STJ), que diz que as instituições bancárias respondem objetivamente pelos danos causados por fraudes e delitos praticados por terceiros (neste caso, seus funcionários).

Com isso, suas contratações precisam ser criteriosas para eliminar riscos de lavagem de dinheiro, fraudes e vazamento de dados com o intuito de preservar sua integridade e credibilidade no mercado, protegendo seus próprios recursos e os dos seus clientes.

Grandes corporações

Como possuem um grande volume de colaboradores, precisam de uma estratégia certeira de background check no recrutamento e seleção. Além da preocupação com a retenção de talentos e a redução da rotatividade de colaboradores (turnover), há também a necessidade de estar em conformidade com as regras de compliance.

Terceirizadas de serviços

São empresas que disponibilizam colaboradores para diversas empresas de inúmeros setores e precisam mitigar os riscos. Em casos de terceirização de serviços, a empresa contratante se torna co-responsável quando se trata de questões jurídicas e financeiras.

Considerando que trabalham para um grande número de empresas que estão constantemente solicitando colaboradores, não são raras as vezes em que precisam selecionar candidatos com urgência. Sendo assim, a atenção no background check deve ser alta a fim de não comprometer a própria empresa e também a empresa contratante.  

Empresas desenvolvedoras de softwares para RH

São especializadas em criar sistemas de pré-admissão digital para empresas de RH ou que precisam otimizar a etapa da contratação de colaboradores. Elas podem usar APIs para integrar soluções como a de background check de pessoas para agilizar o cadastro e realizar a validação das informações do funcionário ou candidato.

Como automatizar o onboarding dos seus colaboradores

Como você pode ver, os processos manuais de verificação são demorados, sujeitos à erros e requerem mais recursos, por isso automatizar o onboarding de colaboradores é uma prioridade que todas as empresas deveriam ter para reduzir custos de recrutamento e contratação e diminuir a rotatividade.

Integrando soluções de automação de consultas via API é possível incluir validações e consultas específicas para seu negócio dentro do seu sistema de gestão, seja ele um ERP, CRM ou ATS, de maneira rápida e inteligente. Com relatórios completos de pessoas, é possível obter diversas informações e validações em poucos minutos, facilitando a análise e verificação de dados.

O Exato Digital oferece soluções ideais para processos de KYE, Background Check e Onboarding Digital que facilitam a checagem de candidatos e colaboradores com agilidade, segurança e baixo custo.