Background check é a prática de verificação de dados de uma pessoa física ou jurídica em que o objetivo é validar as informações de clientes, fornecedores, parceiros de negócios ou colaboradores para reduzir riscos e prejuízos financeiros.
A partir de um CPF ou CNPJ, é possível identificar facilmente irregularidades, minimizando problemas como:
- fraudes financeira;
- fraudes de identidade;
- irregularidade fiscal;
- não conformidade com órgãos governamentais.
Independemente do tamanho da empresa, é fundamental que seja feita a avaliação dos fornecedores antes de iniciar uma parceria. Ao realizar o background check de fornecedores durante a homologação, é possível mitigar riscos e garantir a conformidade, seguindo as boas praticas de Know Your Supplier, ou em português, Conheça seu Fornecedor.
Atualmente, as empresas tem se dedicado à criar um fluxo de homologação de fornecedores mais ágil e seguro para evitar os problemas mencionados acima e levar mais produtividade ao times de compras e supply chain.
O problema da validação manual
Em muitas empresas, os processos relacionados à aprovação e validação de fornecedores ainda são feitos manualmente. Por isso, para verificar novos fornecedores e acompanhar os existentes, é necessário listar uma série de documentos e realizar consultas em diferentes portais de acordo com a atividade da empresa.
A coleta de documentos muitas vezes é realizada por e-mail e a checagem feita manualmente, podendo causar erros e perda de dados. Este processo requer a utilização de ferramentas de controle burocráticas
Em grandes empresas, o cadastro de um novo fornecedor pode levar de 5 a 10 dias úteis para se completar, o que é muito tempo empregado a uma tarefa.
Benefícios da prática para áreas de compras e Supply Chain
Como o uso da tecnologia está cada vez mais presente na cultura organizacional, as empresas estão buscando formas de otimizar o processo de aprovação para reduzir o tempo gasto com trabalho manual e acelerar a validação do fornecedor.
É extremamente importante otimizar as atividades operacionais do time para ampliar o crescimento do negócio, assim a equipe pode investir mais tempo de trabalho em atividades estratégicas para o grupo.
Além disso, uma área de compras melhor gerenciada pode trazer muitos benefícios, pois a agilidade na aquisição de novos produtos pode reduzir custos operacionais, colaborando diretamente no crescimento do negócio.
Verificações relevantes para o background check de fornecedor
Existem várias fontes públicas e privadas onde é possível verificar informações de empresas para avaliar sua regularidade. A maioria das consultas é feita online em portais oficiais, retornando informações sempre atualizadas. Algumas, no entanto, são feitas offline e disponibilizadas pelos órgãos oficiais em formatos de bases de dados.
Essas consultas incluem informações sobre a regularidade em órgãos governamentais de acordo com a categoria, por exemplo:
Para verificar a idoneidade
Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas – Controladoria Geral da União (CGU)
Cadastro Nacional de Empresas Punidas – Controladoria Geral da União (CGU)
Pessoa Exposta Politicamente (PEP) – Controladoria Geral da União (CGU)
Processos Judiciais – Tribunais
Para fazer verificações trabalhistas
Empregadores de Trabalho Escravo – Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT)
Regularidade do Empregador no FGTS – Caixa Econômica Federal
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – Tribunal Superior do Trabalho (TST)
Para verificar a saúde financeira e fiscal
Situação do CNPJ – Receita Federal
Inscrição Estadual – SINTEGRA
Certidão Negativa de Débitos – Receita Federal
Sanctions List Search – OFAC
Sanções Econômicas – União Europeia
Optante pelo Simples Nacional – Receita Federal
Análise de Crédito – Bureaus
Para verificar a reputação (mídia negativa)
Notícias do Google – Google
Por que utilizar uma solução automatizada?
A utilização de ferramentas que auxiliam na validação cadastral de fornecedores de forma automática, elimina a necessidade de consultas de dados manuais e consequentemente, colabora com as seguintes melhorias:
- Mitigação de riscos – as informações vêm de fontes confiáveis, facilitando a seleção rápida de fornecedores idôneos para garantir a regularidade com a legislação e cumprimento das regras de compliance do mercado;
- Redução de tempo e custos – com relatórios automáticos, reduz-se em até 90% o tempo e custos investidos na verificação de informações de fornecedores;
- Redução do SLA de cadastro – quando feito de forma totalmente manual, o cadastro de um novo fornecedor pode levar de 10 dias úteis. Ao usar uma solução para automatizar as verificações, o tempo pode ser reduzido drasticamente;
- Diminuição das atividades operacionais – ao eliminar a burocracia para admitir um novo fornecedor, o time de compras e supply chain poderá dedicar mais tempo a atividades mais estratégicas.
O Exato Digital oferece soluções de background check de fornecedores que facilitam a verificação com agilidade, segurança e baixo custo. Nossos relatórios completos de pessoa física e jurídica são gerados em até 5 minutos e podem ser acessados via web, API, e-mail e WhatsApp.
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