O que é background check e como aplicar em sua empresa

Você sabe o que é background check e quais as vantagens de aplicar este processo em sua empresa? Para evitar fraudes fiscais, financeiras e de identidade, é preciso conhecer bem seus clientes e fornecedores.

Além disso, para garantir uma boa gestão de riscos é necessário estar em compliance. Ou seja, cumprir os requisitos regulatórios em que seu negócio está inserido. Por isso, trouxemos um post que vai esclarecer suas dúvida sobre o tema. Acompanhe!

O que é background check?

Background check é a prática onde se realiza a checagem e verificação de dados de uma entidade física ou jurídica, visando validar informações de clientes, fornecedores, parceiros de negócios ou colaboradores de uma empresa.

Como funciona o background check

O background check envolve a análise de informações pessoais, profissionais, educacionais e criminais de indivíduos, e dados relacionados a fraudes em empresas. A prática verifica dados do CPF, CNPJ, CNH, antecedentes criminais, e referências pessoais/comerciais.

Para realizar um background check eficaz, as empresas verificam informações em bases de dados públicas e privadas. Isso garante conformidade com a legislação vigente e ajuda a identificar irregularidades, reduzindo os riscos de fraudes.

Muitas empresas investem em plataformas digitais para realizar o background check. É o caso da plataforma da Exato Digital. Para utilizar solução é muito simples: você acessa o site, faz seu cadastro e realiza as primeiras checagens gratuitamente.

O processo dura, em média, cinco minutos e informa os resultados obtidos sem um relatório completo com alerta e indicadores. O melhor de tudo é que você pode obtê-los na própria plataforma, por e-mail ou por WhatsApp.

As consultas presentes em um processo de Background Check eficaz incluem informações sobre a regularidade em órgãos governamentais como:

• Receita Federal;
• Controladoria Geral da União;
• Listas de Sanções (OFAC);
• Lista União Europeia, Lista da ONU;
• Polícia Federal;
• Tribunal Superior do Trabalho;
• eSocial;
• SINTEGRA.

Por que realizar o background check?

Realizar o background check é essencial para garantir a segurança das operações empresariais. Ele confirma a identidade, analisa a reputação e assegura operações financeiras mais seguras.

Além disso, a prática de background check ajuda a empresa a estar em conformidade com as leis e regulamentações, evitando penalidades e oportunidades de negócios perdidas. Verificar antecedentes também simplifica o processo de onboarding e proporciona uma melhor experiência ao cliente.

Quem pode ser verificado com o background check?

O background check pode ser realizado paradiversas entidades, tanto físicas quanto jurídicas, dependendo das necessidades da empresa. Aqui estão alguns exemplos:

• Clientes (KYC): verificação de dados pessoais e financeiros de clientes, incluindo potenciais clientes, para assegurar sua identidade e confiabilidade.
• Fornecedores (KYS): avaliação de fornecedores ou prestadores de serviço, verificando a regularidade fiscal, trabalhista e histórico de atividades ilícitas.
• Colaboradores (KYE): checagem de candidatos durante o recrutamento e de funcionários atuais, incluindo antecedentes criminais e histórico profissional, seguindo as diretivas da LGPD. 
• Parceiros (KYP): Análise de parceiros comerciais e de negócios para garantir segurança e conformidade nas relações empresariais.

Para que serve a verificação de antecedentes?

A verificação de antecedentes é uma estratégia simples e eficaz para ajudar seu negócio a evitar irregularidades em negociações com clientes e parceiros. Identificando, por exemplo, informações incorretas, desatualizadas ou simplesmente mal preenchidas. 

Mas não é só isso, a verificação de antecedentes também ajuda a avaliar e destacar situações que sejam potenciais casos de fraude. Aumentando, assim, a segurança da sua instituição e reduzindo problemas financeiros e legais causados por ações criminosas.

Os principais benefícios do background check

A prática pode gerar diversos benefícios às empresas em diferentes âmbitos. Confira abaixo alguns dos mais importantes:

• redução de riscos de fraudes e consequentemente, redução de perdas financeiras;
• economia de tempo, custos e esforços na verificação de informações de clientes, fornecedores, colaboradores e parceiros;
• diminuição da rotatividade de colaboradores, pois com a checagem de dados sendo realizada no início do processo de recrutamento e seleção, a empresa pode garantir que está contratando colaboradores idôneos;
• garantia de regularidade com as leis e normas vigentes e cumprimento das regras de compliance do mercado. Saiba mais em nosso artigo sobre bases legais para background check.

Quais são os principais tipos de background check?

Os principais tipos de background check incluem verificações financeiras, antecedentes criminais, de integridade, educacional, e de identidade. Cada tipo foca em aspectos específicos para garantir a segurança e conformidade nas operações empresariais.

Integridade

Esse tipo de background check confirma o histórico profissional de uma pessoa, verificando cargos e salários anteriores. Empresas contatam antigos empregadores, colegas e referências pessoais para garantir a veracidade das informações.

Além disso, esse tipo de background check deve respeitar limites éticos e de privacidade, assegurando que a investigação não invada a esfera pessoal indevidamente. Este processo é essencial para manter padrões éticos e legais na empresa.

Criminal

A checagem de antecedentes criminais é crucial em situações específicas, como grandes transações financeiras ou exigências legais. Empresas consultam fontes oficiais, como polícias Civil e Federal, e o Banco Nacional de Mandados de Prisão.

Por determinação do COAF, essa verificação é obrigatória para prevenir lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Também são consultadas listas internacionais de restrições para garantir uma avaliação completa e segura.

Identidade

O background check de identidade verifica se a pessoa é realmente quem diz ser. Essa checagem inclui a análise de documentos pessoais, como RG, passaporte e carteira de motorista.

Além disso, são conferidas referências pessoais e profissionais para assegurar a veracidade das informações e evitar problemas como falsidade ideológica.

Financeiro

O background check financeiro examina o histórico de finanças de uma pessoa ou empresa, incluindo crédito e dívidas. Esse processo visa garantir a saúde financeira e prevenir fraudes.

Frequentemente realizado por instituições financeiras e empresas de crédito, essa verificação é essencial para evitar operações ilícitas. O monitoramento constante e a conformidade com as regulamentações são fundamentais para a segurança financeira.

Contratação

O background check para contratação verifica as informações fornecidas pelo candidato antes de sua admissão. Isso inclui antecedentes criminais, histórico educacional e de emprego, e referências pessoais e profissionais.

Os 4 elementos importantes no backgorund check de contratação são:

• Legitimidade: O empregador deve mostrar que a verificação de informações é essencial para a tomada de decisões.
• Necessidade: Apenas informações relevantes para a vaga devem ser analisadas.
• Balanceamento: A análise 
• deve ser equilibrada, evitando discriminação.
• Transparência: Informar o candidato sobre a verificação, garantindo transparência e proteção dos dados.

Realizar o background check na contratação ajuda a empresa a tomar decisões informadas, minimizando riscos legais, financeiros e de reputação. Além disso, esse processo pode ser repetido durante o ciclo de vida do colaborador na empresa, garantindo a segurança contínua da organização.

5 exemplos do uso de background check

O processo de background check é importante para toda empresa que tenha muitos stakeholders, porém, existem setores que exigem mais atenção. Confira abaixo:

1. Recrutamento e seleção

Ao contratar um novo colaborador, é importante que sua empresa se certifique de que os dados informados pelo candidato estão corretos. Em casos mais específicos, como instituições financeiras, para se tornar um colaborador o candidato não pode possuir determinados tipos de restrições segundo os órgãos regulatórios.

Por isso, realizar a validação das principais informações do futuro colaborador e seguindo as regras da LGPD é imprescindível. Este processo é conhecido como know your employee (KYE).

2. Aplicativos de serviços

Muitos aplicativos de serviços contam com profissionais autônomos que realizam a prestação de serviços a partir do cadastro realizado na plataforma de maneira totalmente online.

Empresas como Uber, por exemplo, já possuem o hábito de validar os antecedentes dos seus motoristas para diminuir o risco de determinados crimes que possam gerar problemas aos passageiros.

3. Instituições financeiras

A criação de contas online demanda uma minuciosa verificação dos dados informados pelo usuário para evitar as fraudes de identidade. Por se tratar de um processo digital, além da validação de identidade por facematch, ter a segurança de que o CPF informado está regular junto aos órgãos governamentais é um ponto essencial para minimizar os riscos na operação.

4. Homologação de fornecedores

A atuação duvidosa ou o envolvimento de fornecedores e parceiros em atos ilícitos como crimes de lavagem de dinheiro certamente trarão prejuízos financeiros e para a reputação da empresa.

É de extrema importância a análise da situação fiscal, trabalhista e tributária do fornecedor ou parceiro para garantir que os negócios da sua empresa aconteçam conforme as leis vigentes. Essa prática também é conhecida o mercado como Know Your Supplier (KYS).

5. Concessão de crédito

Analisar a capacidade de pagamento e o histórico financeiro de um cliente ou fornecedor pode ser decisivo para empresas que trabalham com crédito. Relatórios para Background Check podem auxiliar este setor a identificar possíveis perdas financeiras e mitigar riscos.

Como implementar o background check na sua empresa

Para incluir o processo de checagem de dados em sua empresa com melhor desempenho, é necessário seguir alguns passos:

• levantamento das regulamentações que sua empresa precisa cumprir e quais dados são necessários verificar;
• traçar o perfil de risco do cliente, fornecedor ou colaborador e definir onde buscar as informações necessárias de cada um;
• determinar quais ferramentas utilizar para fazer as verificações e validações;
• avaliar os resultados;
• expandir a adoção da prática entre as áreas.

Qual a relação entre background check e compliance?

O background check está diretamente ligado ao compliance, garantindo que a empresa siga as leis e regulamentações. Ele ajuda a evitar fraudes, lavagem de dinheiro e assegurar a integridade dos processos de contratação e parceria.

Além disso, práticas de background check são essenciais para due diligence e gestão de riscos. Elas garantem que todos os stakeholders estejam alinhados com os padrões éticos e legais, prevenindo possíveis irregularidades que possam comprometer a empresa.

Saiba como automatizar o processo de background check

Otimizar o processo de checagem de dados torna-se essencial ao ter um alto volume de dados e inúmeras fontes a consultar. Automatizar o background check consiste basicamente na utilização de ferramentas digitais que executem a validação cadastral de forma automática.Eliminando a necessidade de consultas de dados manuais para se manter em compliance e agilizar o cadastro dos usuários é possível traçar o perfil de pessoas e empresas com agilidade e eficiência, garantindo processos mais assertivos e menos burocráticos.

Além disso, para encontrar a maioria das informações, é preciso usar base de dados confiáveis capaz de retornar dados atualizados. Para isso, existem plataformas especializadas que realizam a pesquisa, compilam e organizam os dados online e em tempo real.

É por isso que a Exato Digital já ajuda diversos clientes a otimizar esses processos e evitar fraudes com tecnologia escalável e por um baixo custo.Quer saber mais sobre o nosso serviço e os benefícios exclusivos dele? Então acesse já o nosso site!

Crédito da imagem: Freepik.