O Guia do compliance: tudo o que você precisa saber para proteger sua empresa

Não são poucas as instituições que expandem os próprios negócios e, com isso, investem cada vez mais em uma boa gestão que contribua para o sucesso delas. Diante disso, o interesse de executivos e administradores em promover um serviço de compliance no ambiente corporativo também só aumenta. 

Se você ainda não domina o assunto ou deseja saber mais a respeito, acompanhe o nosso artigo. Além de esclarecer o que é compliance e a importância que ele tem, vamos mostrar como o mesmo funciona, como implementá-lo, quais as melhores práticas que o envolvem e muito mais. Confira!

O que é compliance e por que sua empresa precisa dele?

Compliance é uma estratégia administrativa que resulta na formação de uma equipe profissional dentro da empresa (por vezes, até mesmo um setor específico) com autonomia e recursos próprios para atuar na organização. Essa equipe assume, então, as tarefas de adotar e reunir padrões de responsabilidade, políticas de transparência, regulamentos disciplinares, entre outras medidas. 

Tudo isso com o objetivo de garantir que a empresa esteja o mais alinhada possível à legislação (patrimonial, trabalhista, fiscal, financeira, comercial etc.) do país. Sendo essencial para identificar, prevenir e solucionar, interna e externamente, diversos riscos éticos, gerenciais e legais. 

Problemas esses que podem não só comprometer a imagem da instituição e trazer prejuízos financeiros, mas principalmente afetar de maneira irreversível a integridade e a continuidade da organização no mercado.

Como o compliance funciona?

Por meio de programas de compliance, o setor responsável pela área desenvolve códigos de ética e de conduta, normas internas, padrões de relacionamentos comerciais, serviços de diligência para contratações e aquisições de recursos.

A partir disso, são implementados protocolos de treinamento dos colaboradores não só para as atividades internas, mas também para as transações externas com parceiros, fornecedores, consumidores e afins. Por fim, mas não menos importante, são promovidas ações de monitoramento e auditoria.

Medidas necessárias para averiguar o cumprimento dos programas, a conformidade das operações com as leis vigentes e identificar os riscos potenciais da empresa.

Quais são os tipos de compliance?

Abaixo, listamos alguns dos principais tipos de compliance e explicamos por que é importante conhecê-los e saber quais as aplicações de cada um. Fique atento!

Compliance empresarial

Focado em demandas internas da própria instituição, o compliance empresarial avalia o funcionamento corporativo a fim de identificar e sanar problemas éticos e legais. 

Envolvendo, por exemplo, os ambientes de trabalho, a comunicação entre setores, a gestão institucional e a relação interpessoal entre profissionais. 

O foco é aperfeiçoar os controles internos, desenvolver novas políticas de conduta, reavaliar continuamente regras e padrões de operação, promover ações de inclusão e diversidade e outras.

Permitindo, a partir disso, que a companhia adeque e reformule a cultura e o clima organizacionais. Aspectos que influenciam diretamente na qualidade do trabalho, no cumprimento de metas, no atendimento a clientes e muito mais.

Compliance tributário

Esse compliance atua na supervisão do pagamento de tributos e na adequação tributária que a empresa assume de acordo com o total de vendas e o lucro obtido, o porte da organização, a quantidade de funcionários contratados, as praças de atuação e o perfil de cliente (pessoa física ou jurídica).

O propósito dela é prevenir a inadimplência tributária que pode levar a débitos, além da ocorrência de inconsistências em declarações anuais aos órgãos e entidades fiscais.

Outro objetivo importante é evitar o surgimento de problemas com a incidência de novos tributos e a aplicação de encargos extras que podem comprometer o saldo financeiro da instituição.

Compliance trabalhista

Esse tipo de compliance é voltado para assegurar o correto cumprimento de leis trabalhistas pela empresa. Aumentando a transparência de decisões da gestão em relação aos colaboradores e tornando mais produtiva a relação entre ambos. Algo que contribui para a redução de turnover e o engajamento dos profissionais nas atividades que desempenham.

Fora o fato, é claro, de reduzir eventos que possam acabar em processos na justiça, além de despesas financeiras (como multas e indenizações). Para tanto, ele investiga e analisa as relações de trabalho dentro da organização. 

O que inclui desde os modelos de contratação de funcionários até as práticas adotadas em diversas situações organizacionais. Por exemplo: seleções, recrutamentos, soluções de conflitos, afastamentos, acidentes laborais e desligamentos.

Compliance fiscal

Ele está relacionado com a adequação da empresa às obrigações fiscais que ela tem com a Receita Federal. Ou seja, com o devido pagamento de impostos conforme o enquadramento atual da companhia e as particularidades dos negócios que ela executa.

Afinal, quando a empresa não faz isso, ela pode acabar operando na ilegalidade por se enquadrar em um caso de sonegação. O que pode, por exemplo, levar a bloqueio de bens e até processos e condenações judiciais.

Como implementar uma política de compliance na empresa?

O primeiro passo é formar a equipe responsável pelo compliance na organização. Em seguida, devem ser planejados o ciclo de trabalho dos profissionais que vão compor a equipe de acordo com os segmentos em que cada um vai atuar (compliance tributário, empresarial, fiscal e outros.).

Estabelecida a estrutura do setor, o próximo passo é realizar um diagnóstico institucional para avaliar o estado atual da companhia, o que deve incluir desde os funcionários até o corpo executivo dela. 

A partir daí devem ser traçadas ações de adequação e monitoramento de operações, projetos, recursos, contratos e demais atividades. Para completar deve ser montado estratégias de contenção de danos em casos de riscos que se concretizam.

Quais as três melhores práticas de compliance para aplicar na sua organização?

Abaixo, mostramos algumas práticas que ajudam a fortalecer o compliance no ambiente corporativo. Veja quais são elas!

1. Canal de denúncias

O canal de denúncias, que pode funcionar com e-mail, telefone e/ou chat corporativo, se torna uma ferramenta complementar aos processos de investigação de riscos executados pelo compliance. 

Por meio dele, colaboradores e até mesmo profissionais de outras empresas que têm contato com o setor comercial da sua organização podem alertar para possíveis casos de comportamento divergente do pregado pela instituição.

Por isso, é importante que ele receba contato anônimo. A partir disso, a equipe de compliance pode se dedicar a fazer checagens e avaliações de corrupção estrutural.

2. Código de condutas

A definição de um código de conduta para todas as pessoas que trabalham na empresa, independentemente do serviço prestado ou do cargo ocupado, também é importante para aprimorar o compliance. 

Afinal de contas, ele norteia ética e legalmente todas as atividades internas e, inclusive, externas, além de delimitar quais ações vão levar a desligamentos ou encerramento de contratos.

3. Treinamentos recorrentes

Os treinamentos são essenciais para deixar todo o corpo de funcionários da empresa alinhado às políticas de compliance, principalmente diante de atualizações e mudanças que podem surgir. Por isso, precisam ser recorrentes. 

Para tanto, é possível formular um central de treinamento que desenvolve, sem custos, certificações, cursos, palestras, workshops, oficinas e afins. Atividades integrativas que permitem imersão no código interno de conduta e apresentação das práticas de auditoria e monitoramento.

Quais os riscos de não ter uma política clara de compliance?

Quando a empresa não adota o compliance ou o faz de maneira inconsistente/irregular, há um aumento da probabilidade de casos de corrupção, condutas antiéticas, fraudes e violações de políticas da organização. 

Isso sem falar em outros atos ilícitos que podem ser judicializados por não estarem em conformidade com a legislação brasileira e que vão impactar as operações comerciais da empresa. 

Não apenas na questão de diminuição de vendas e redução nas projeções de crescimento dela, mas pelo rompimento de parcerias, acordos e investimentos fechados com outras instituições.

Vale reforçar que os programas de compliance são responsáveis justamente por verificar as denúncias, de maneira independente e sem influência de agentes internos e/ou externos, para confirmar se essas ocorrências têm fundamento, qual a extensão delas e quem são os atores envolvidos nelas. Atuando, assim, para preservar a instituição e evitar danos colaterais.

Compliance e verificação de pessoas e empresas: por que é uma conexão essencial?

A missão do compliance é detectar potenciais riscos e reforçar a segurança dos negócios, aumentando a estabilidade e a consistência das atividades da empresa. 

Portanto, dispor de ferramentas que permitam a verificação ágil e automatizada de pessoas e organizações, o chamado background check — conferindo, por exemplo, aspectos fiscais, jurídicos, criminais e trabalhistas delas — é potencializar a efetividade do seu compliance.

Com a Exato Digital, você dispõe desse e de outras soluções que geram relatórios completos sobre os antecedentes de pessoas físicas e jurídicas no mercado. 

Soluções pensadas para melhorar os processos de recrutamento e seleção de candidatos, contratação de fornecedores e prevenção ativa de fraudes. Portanto, você otimiza os processos de monitoramento e proteção da sua empresa.

Agora, você já sabe que o compliance é uma estratégia indispensável para aumentar o rigor das políticas internas da empresa, tornar as operações mais éticas e transparentes e adotar ações disciplinares que vão coibir condutas inadequadas e de risco para a organização. Por isso, é importante estruturá-lo no seu negócio e investir em recursos que automatizem e aumentem a eficiência do compliance. Gostou do post e quer conhecer mais sobre as soluções de background check para compliance da Exato Digital? Então acesse o nosso site e veja esse e outras possibilidades de levar mais segurança para a sua empresa!